Compte-rendu de l'Assemblée Générale annuelle 2014/2015

Présents : Rémi Courdille, Pierre Arfeuille, Lucas Vila, Anaël Pineau, Matthew Canham

Le compte rendu d’activité et le bilan financier ont été rapportés et validés.

Les nouveaux membres de la direction collégiale ont été désignés (Pierre Arfeuille, Lucas Vila, Anaël Pineau, Matthew Canham) la nouvelle composition sera indiquée à la préfecture incessamment. De plus les détenteurs de la signature pour le chéquier ont été désignés (Pierre Arfeuille, Anaël Pineau, Matthew Canham).

Objectifs de l’année :

- Poursuivre les lectures publiques de la fluothèque (à Lebon ou à Dolet). La première aura lieu à la salle George Guillot à Lebon le lundi 19 janvier à 20h30. Pour chaque lecture il a été décidé que seront désignés un directeur artistique (répétiteur, mise en scène) et un responsable matériel (communication, buffet…).

- Essayer de refaire les lectures en prison

- Poursuivre les lectures sur Radio Campus (une première sur le thème « road trip poétique » a eu lieu le mercredi 8 Octobre), la prochaine sur le thème Horreur Cosmique (avec des textes de Lovecraft) aura lieu le mercredi 12 novembre de 18 h à 19h. Les émissions radio sont tous les deuxièmes mercredi du moi de 18h à 19 h. En terme de fréquence une émission par mois sera enregistrée si les conditions le permettent sinon Radio Campus rediffusera la précédente émission sur notre créneau. Lucas assurera le rôle de technicien à la régie (il a suivi une formation pour la nouvelle console) pour toutes les émissions.

- Lire la nouvelle du Crous si Richard Desterne nous sollicite pour le faire, la proposition lui a été faite il nous tiendra au courant.

- Recruter de nouveaux membres en L1,L2,L3.

- Il a été décidé de ne pas produire de nouveau recueil comme les années précédentes. En revanche la possibilité de publier des revues avec quelques textes à l’occasion d’une lecture a été envisagée. S’agissant des anciens recueilles la possibilité de les donner lors de nos manifestations a été envisagée cependant dans un premier temps nous continuerons de les vendre.

-Le 16 Octobre l’association néon avait une table à l’occasion du forum de radio campus.

-Une prochaine réunion publique devait être organisée la semaine du 3 au 8 novembre. Peut-être sera-t-elle décalée d’une semaine ou deux, nous vous tiendrons au courant.

Compte-rendu de la réunion du 22 janvier 2014

Présents : Anaël, Matthew, Pierre, Rémi
Excusés : Lucas, Ludivine, Marie

- Point sur le fonctionnement collégial :

L’association a adopté pour la première année un fonctionnement collégial. Il a en ce sens été rapporté quelques difficultés à centraliser les informations et les prises de décisions, ainsi qu’à bien cerner les responsabilités de chacun.
Il est apparu qu’il était nécessaire de rééclaircir le statut de « co-président ». En plus de leurs missions supplémentaires respectives, les sept membres de la collégiale sont co-présidents, c’est-à-dire qu’ils sont co-décisionnaires et co-responsables juridiquement de l’association. En plus de cette responsabilité de co-président les membres de la collégiale sont chargés d’une mission spécifique (ex : chargés de l’organisation des émissions radio) ou sont personne ressource pour une compétence (ex : répétiteur, responsable musique et technique).
Nous nous sommes entendus sur le fait que, pour les années prochaines ou dès à présent si un co-président souhaite démissionner de la collégiale sans démissionner de l’association, les membres de l’association peuvent être chargés de mission ou personne ressource sans assumer la responsabilité de co-président.
Toutes les décisions d’ordre administratif sont prises ensemble par tous les co-présidents lorsque tous sont d’accord ou s’abstiennent. La collégiale (les co-présidents) peut déléguer le pouvoir de certaines décisions à des chargés de missions dans le cadre de leur mission. Par exemple, les co-présidents devront prendre ensemble les décisions concernant le budget, la création de nouveaux projets, etc. En revanche, Ludivine qui se charge des émissions de radio, par exemple, a pouvoir sur toutes les décisions artistiques concernant son projet, et en organise les modalités de décision avec l’équipe dont elle s’entoure.

En ce sens, nous avons donc défini plus précisément les rôles et responsabilités :

- Les coprésidents décident ensemble du budget, de l’organisation globale de chaque projet, de la création ou de l’abandon de projets, et tout ce qui concerne l’administration de l’association. Ils doivent être mis au courant de toute l’actualité de l’association par ses acteurs.
- À ce statut juridique de co-président s’ajoute un statut de chargé de mission ou de personne ressource :
- Rémi est personne ressource en tant que répétiteur. Il est disponible pour aider les groupes de lecteur à apprendre à lire en public. C’est cependant à ces derniers de venir à lui.
- Anaël est chargé de mission pour les mises en scènes des lectures publiques mais l’organisation globale des lectures publiques est gérée collégialement. C’est-à-dire que c’est la collégiale qui prend collectivement la décision du nombre de lecture dans une année et des lieux de lectures. Anaël assume en revanche avec les groupes de lecteurs dont il s’entoure les décisions artistiques dans la cadre du budget alloué à cette mission. Il peut déléguer cette charge à d’autres metteurs en scène mais est tenu d’assumer son rôle s’il n’en trouve d’autres que lui-même.
- Il est également chargé de mission pour le recueil. Il supervise la fabrication du recueil avec le comité de lecture nommé par l’Assemblée Générale. Il en supervise aussi la diffusion et la distribution. Pour ne pas faire d’ombre au recueil sorti en novembre, il n’y en aura pas de nouveau cette année.
- Ludivine est chargée de mission pour les lectures radiophoniques. Elle en organise le planning et assume les décisions (avec les équipes dont elle s’entoure) concernant l’organisation de ces lectures et la communication les concernant.
- Lucas est personne ressource, c’est-à-dire qu’on peut lui demander son aide pour tout ce qui concerne la musique et la technique.
- Marie est chargée de la trésorerie : elles recensent toutes les dépenses et toutes les recettes, qui doivent lui être communiquée. Elle dresse, avec l’aide de la personne qui l’a fait l’année précédente, le bilan comptable et le compte-rendu d’activité à rendre en octobre. En revanche, tout ce qui concerne le financement de l’association sera décidé collégialement.
- Pierre est chargé du secrétariat. Il s’occupe donc de la gestion de la boîte mail, des comptes-rendus sur le blog editionsneon, et de toutes les tâches rédactionnelles. En revanche il ne s’occupe pas du blog lafluotheque : Les chargés de mission communiquent eux-même, en partenariat avec le chargé de communication, sur les événements culturels qu’ils organisent. Concernant la page facebook, nous avons fait un point détaillé sur son utilisation.
- Matthew est chargé de communication : il est notre interlocuteur privilégié avec l’extérieur. Il s’occupe de la commande, de l’impression et de la diffusion des affiches, des flyers, et de tout matériel de communication, dans le cadre du budget qui y est consacré. Il communique sur les événements culturels de l’association en partenariat avec ceux qui s’occupent de ces événements.

En cas exceptionnel de désaccord insoluble entre des membres dans le cadre d’une mission, la collégiale peut être convoquée.

- Usage de la page facebook

La page facebook sert à communiquer sur l’actualité de l’association. Les chargés de mission communiquent eux-mêmes sur leurs missions. Les chargés de mission peuvent aussi faire appel à Pierre, qui les relance si besoin :
- s’ils lui transmettent un dossier complet [info, iconographie], Pierre le met en forme sans en changer le contenu.
– s’ils lui transmettent un dossier incomplet, Pierre le complète.
– si après relance, ils ne lui transmettent rien ou lui laisse carte blanche, Pierre a carte blanche.

Nous avons aussi souhaité rendre cette page plus vivante et permettre au public de publier dessus (tout en la modérant collectivement). Les membres de l’asso pourront en leur nom propre l’utiliser pour se partager des liens, des informations, en relation avec l’objet de l’association : littérature, événements culturels…

- Proposition du Genepi (Groupement étudiant national pour l’enseignement des personnes incarcérées).

Chloé, du Genepi, nous a écrit un mail pour proposer une collaboration entre néon et le Genepi. Elle nous propose d’imaginer des événements à co-organiser tels que décliner nos lectures publiques en prison (ils connaissent les démarches nécessaires) et des lectures sur la prison à destination des étudiants.
Nous transmettrons ses propositions à la collégiale qui sera nommée l’année prochaine.
Et dès cette année, nous avons décidé de proposer au Genepi de co-organiser la lecture publique du 6 mars à Dolet sur le thème « Prison ». Nous leur proposerons, dans la mesure du possible, de lire avec nous. S’ils sont d’accord et peuvent, on aimerait beaucoup deux lecteurs de Néon et (un ou) deux lecteurs du Genepi.
Anaël a été désigné comme interlocuteur avec le Genepi.

- Autres lieux de lecture :

- M. Desternes nous propose de faire une lecture dans la résidence universitaire Ph. Lebon après mars : Matthew et Rémi sont chargés de cette mission.
Nous n’envisagerons pas d’autres lieux pour cette année.

- Diffusion du Gergovia contemporain :

- Matthew et Anaël trouveront une disponibilité commune pour tenir une table dans le hall de Gergovia avec l’accord de l’administration. Toute personne tentée par la chose est bienvenue !

- Rémi et Anaël proposeront un dépôt à La Librairie, rue des gras. Ils discuteront avec la libraire de la marge.

- Captations :

Nous souhaitons dans la mesure du possible réaliser une captation audiovisuelle des lectures publiques. Pour celle de février, Lucas n’étant pas là il nous a conseillé de faire une demande à Pierrot Galvaing. Pour celle de mars, nous ferons une demande de captation et de mise en ligne à vidéocampus. Matthew s’en charge.

- Compte-rendu de la réunion du CEVU du 21 janvier :

Le CEVU a délibéré au sujet des besoins des associations étudiantes. Nous y étions représentés par Pierre et Rémi pour notamment demander un local. Celui auquel nous pensions n’est pas aux normes et ne peut être attribué, et l’université manque de place pour attribuer de locaux aux associations qui n’en ont pas encore. Toutefois, la demande a été enregistrée, et il sera bon de la réitérer l’année prochaine.

- Compte-rendu de la soutenance du projet devant le FSDIE :

Le Jeudi 16 janvier, Pierre A, Pierre K et Anaël ont défendu le projet des lectures publiques et radiophoniques et son budget devant le FSDIE, auquel ils ont fait la demande d’une subvention de 500 E. Nous devrions être mis au courant de la décision du FSDIE très prochainement.